Customer Portal
Geef elke klant één duidelijke plek om binnen te komen.
Vragen, verzoeken, afspraken, orders en updates verdwijnen niet langer tussen losse mailboxen en kanalen. Je klant begint op één vertrouwde plek, en je team handelt het werk af in de processen en applicaties erachter.
Plan een gesprek Doe de Business Scan
- Je klanten herkennen jouw organisatie: jouw naam, jouw vormgeving
- Eén plek waar ze zien wat er loopt en wat er is veranderd
- Verbonden met het proces en de mensen die het werk doen
Eén deur, en alles meteen in beeld.
Je klant komt binnen op een plek die jouw naam draagt, en ziet meteen wat hij kan doen, wat er loopt en wat er is veranderd sinds de vorige keer.
Jouw logo, jouw kleuren
Welkom terug, Praktijk Bloem
Er lopen twee dingen. Eén wacht op jou.
Wat wil je doen?
- Een vraag stellen
- Een afspraak aanvragen
- Een document delen
Loopt nu
- Extra afspraak Wacht op jou
- Vraag over factuur 2038 In behandeling
Laatste update
Donderdag 15:00 is vrij. Bevestig het, dan zet ik het in de agenda.
Welke acties, statussen en updates jouw klanten zien, richten we samen in.
Eén ingang, en een weg terug.
Een verzoek reist van je klant via het Portal naar het proces dat het afhandelt. Status, communicatie en het antwoord reizen dezelfde weg terug.
Een verzoek reist van je klant via het Portal naar het proces dat het afhandelt. Status, communicatie en het antwoord reizen dezelfde weg terug.
- “Waar blijft mijn bestelling?”
- “Ik wil een extra afspraak.”
- “Mag ik die factuur opnieuw ontvangen?”
- “Ik heb hulp nodig bij een serviceverzoek.”
Nu: drie kanalen, geen overzicht, alles langs jou.
- Service Management Handelt af
- Project Management
- CRM
- E-commerce
Service Management
Project Management
CRM
E-commerceMet het Portal: één ingang, één wachtrij, één eigenaar per vraag.
De applicaties hierbij zijn voorbeelden. Welke wat afhandelt, hangt af van de processen die je openstelt.
Wat je klant krijgt, en wat je organisatie krijgt.
Je klant
Eén plek, op elk moment bereikbaar, die eruitziet als jouw organisatie.
- Een vraag, verzoek of melding indienen zonder te zoeken naar het juiste adres
- De status zien van alles wat openstaat, in gewone taal
- De documenten en informatie vinden die bij hem horen
- Iets nieuws starten zonder de historie opnieuw uit te leggen
Jouw organisatie
Alles komt in één vorm binnen, in het proces dat het afhandelt.
- Eén ingang in plaats van vier kanalen en een persoonlijke mailbox
- Een verzoek dat compleet binnenkomt, met de klant al bekend
- Een eigenaar en een status per verzoek, in de applicatie achter het Portal
- Eén plek om klanten naartoe te sturen, in elk gesprek en elke handtekening
Het Portal is de klantgerichte laag; de afhandeling gebeurt erachter. Dat is wat het antwoord betrouwbaar maakt.
Dezelfde basis, verschillende klantprocessen.
Voorbeelden om je eigen situatie in te herkennen. Wat jouw Portal doet, volgt uit het proces dat je als eerste openstelt.
-
Een serviceportal
- Je klant
- Stelt een vraag, meldt een probleem of volgt een verzoek dat al loopt.
- Achter het Portal
- Eén gedeelde wachtrij met een eigenaar en een prioriteit; het antwoord gaat terug naar dezelfde plek.
Vaak afgehandeld in Service Management.
-
Een afspraakportal
- Je klant
- Vraagt een afspraak aan, wil er een verzetten of kijkt wat er is bevestigd.
- Achter het Portal
- Het verzoek komt bij wie de agenda beheert, en de bevestiging gaat terug naar de klant.
Afgehandeld waar je planning staat.
-
Een klantomgeving
- Je klant
- Zoekt een order op, vraagt een factuur opnieuw aan of vindt een document.
- Achter het Portal
- Orders, documenten en facturen komen uit de applicaties die ze al bevatten.
Vaak gekoppeld aan E-commerce, Finance of CRM.
-
Een projectportal
- Je klant
- Volgt de voortgang, ontvangt opleveringen en vraagt naar de volgende stap.
- Achter het Portal
- Voortgang, documenten en communicatie komen uit het project waarin het werk loopt.
Vaak gekoppeld aan Project Management.
We beginnen met het proces dat er voor jouw klanten het meest toe doet, en breiden van daaruit uit.
Je klant vraagt. Je team antwoordt. Niemand begint opnieuw.
Hetzelfde verzoek twee keer gezien: wat je klant in het Portal volgt, en waar je team erachter aan werkt.
Wat je klant ziet
Extra afspraak
Communicatie
-
Praktijk Bloem
Kunnen we deze week een extra afspraak inplannen? Donderdagmiddag komt ons het beste uit.
-
Ilse · jouw team
Ik heb gekeken: donderdag 15:00 is vrij. Bevestig het, dan zet ik het in de agenda.
Bijgevoegd
Afspraakvoorstel
Volgende stap voor je klant
Donderdag 15:00 bevestigen
Wat je team ziet
- Geland in
- Service Management
- Eigenaar
- Ilse
- Status
- Wacht op klant
- Gaat terug als
- Status en antwoord in het Portal
Het Portal is de ingang. Het werk gebeurt in het proces of de applicatie erachter — hier Service Management, elders het systeem dat je team al gebruikt.
Hetzelfde verzoek, dezelfde status, hetzelfde gesprek. Je klant hoeft de historie nooit opnieuw uit te leggen, en je team hoeft er nooit naar te zoeken.
Eén klantbeleving, verbonden met het werk erachter.
Customer Portal is waar je klant binnenkomt. Service Management is waar je team afhandelt wat er binnenkomt.
Het is één van de manieren om dat werk af te handelen: een gedeelde wachtrij met een eigenaar, een prioriteit en een status. Welke applicatie of welk bestaand systeem achter jouw Portal past, volgt uit het klantproces dat je openstelt.
Service Management is niet automatisch onderdeel van een Customer Portal, en een Portal vereist het niet. Samen zijn ze voordeliger in een Customer Service-bundel.
Een bestaande Portalbasis, ingericht voor jouw organisatie.
De basis
Wat het bestaande Portal al kan
SalesFision heeft een werkend Customer Portal. Dat is het startpunt voor jouw klantomgeving, en het kan:
- De naam en vormgeving van jouw organisatie dragen
- Verzoeken van je klanten aannemen, met de informatie die jij vraagt
- Een status per verzoek tonen, in taal die je klant begrijpt
- De communicatie en de updates bij het verzoek zelf houden
- Documenten en informatie beschikbaar maken voor de juiste klant
- Koppelen met minimaal één proces of applicatie erachter
Samen
Wat we met jou bepalen
Welke van die mogelijkheden je gebruikt, en hoe ver ze gaan, bepalen we samen en leggen we vast in je voorstel:
- Welke klantprocessen je als eerste openstelt
- Welke formulieren en verzoektypes je klanten nodig hebben
- Welke statussen en communicatie je klanten te zien krijgen
- Hoe de branding wordt toegepast
- Welke gebruikers en toegangsregels nodig zijn
- Welke Platform-applicaties of bestaande systemen worden gekoppeld
- Of data of documenten moeten worden gemigreerd
- Of er iets buiten de basis gebouwd moet worden
De inrichting omvat één standaard ondersteund proces. Meer processen, koppelingen of ontwerpwijzigingen vallen onder Care & Enhancements.
Van een afgestemd proces naar een werkend Portal.
Een Portal is zo goed als het proces erachter, dus daar beginnen we.
-
Proces en klantvraag bepalen
Welke vraag wil je beter beantwoorden, wat moet dat opleveren, en wat moet erachter zitten?
-
Klantbeleving en afhandeling uitwerken
Wat je klant kan zien en doen, en waar het werk landt, wie eigenaar is en wat er terugkomt.
-
Inrichten en verbinden
De basis wordt ingericht en vormgegeven voor jouw organisatie, en gekoppeld aan de applicatie of het systeem dat de afhandeling doet.
-
Testen, lanceren en verbeteren
Je eigen scenario’s van begin tot eind, live met één proces, daarna uitbreiden met wat je klanten daarna vragen.
Nog niet zeker welk proces het eerst moet? De Business Scan is de stap ervoor: De Business Scan
Drie onderdelen, duidelijk geprijsd.
Customer Portal bestaat uit de inrichting in jouw huisstijl, het gebruik van de software en, als je dat wilt, doorontwikkeling. Regulier onderhoud en foutcorrecties zitten in de licentie.
- Inrichting vanaf € 1.499 eenmalig Jouw branding, kleuren, toegang en één standaard ondersteund proces.
- Customer Portal Essential € 39 per maand Tot 250 actieve klantaccounts.
- Customer Portal Growth € 79 per maand Tot 1.000 actieve klantaccounts.
- Extra 250 accounts € 10 per maand Per extra 250 actieve klantaccounts.
- Care & Enhancements op aanvraag Nieuwe processen, koppelingen en ontwerpwijzigingen in je Customer Portal.
- Platform-applicaties die je koppelt houden hun eigen licentie en prijs.
Met Service Management erbij: de Customer Service Team bundel of de Customer Service Growth bundel. Bekijk de prijspagina.
Wat mensen vragen voordat ze beginnen.
Is Service Management inbegrepen?
Nee. Service Management is een betaalde Platform-applicatie met een eigen licentie. Het is één van de manieren om af te handelen wat er via het Portal binnenkomt; een Portal kan ook samenwerken met andere applicaties of met een systeem dat je al hebt.
Kunnen we het Portal aanpassen aan onze eigen processen en branding?
Ja. De basis wordt ingericht voor jouw organisatie: jouw naam, jouw vormgeving, en de verzoektypes en statussen die bij je proces passen. Hoe ver dat gaat, hoort bij de scope.
Kan het Portal samenwerken met de systemen die we al hebben?
Dat is de bedoeling. Het Portal wordt gekoppeld aan het proces dat de afhandeling doet — een Platform-applicatie, of een geschikt systeem dat je al gebruikt. Welke koppeling mogelijk is, bekijken we samen.
Wat kan een klant in het Portal zien en doen?
Een verzoek indienen, de status volgen, de communicatie erop lezen, de documenten vinden die bij hem horen, en iets nieuws starten. Wat daarvan precies zichtbaar is, hangt af van hoe jouw Portal is ingericht.
Hebben klanten een account nodig?
Dat hangt af van het proces. Bij sommige Portals logt een klant in om zijn eigen historie te zien; andere beginnen met een formulier en bevestigen per mail. Dat bepalen we per proces, samen met jou.
Hoe wordt de prijs bepaald?
Uit drie onderdelen: een eenmalige inrichting vanaf een vast bedrag, een vast maandbedrag voor het gebruik, afhankelijk van het aantal actieve klantaccounts, en optioneel Care & Enhancements. De bedragen staan hierboven en op de prijspagina.
Is dit hetzelfde als mijn klantportaal bij SalesFision?
Nee. Als klant van SalesFision heb je altijd een eigen klantportaal, inbegrepen bij je samenwerking. Customer Portal is iets anders: een portaal dat jíj aan jouw klanten geeft, in jouw huisstijl.
Wat gebeurt er met de klantaccounts in mijn webshop?
Waar je Customer Portal gebruikt, wordt het de centrale omgeving voor je klanten. Zonder Customer Portal blijft de standaard klantaccount van je webshop gewoon werken.
Kunnen we met één proces beginnen en later uitbreiden?
Ja, en dat is meestal de betere route. Eén proces dat goed werkt is meer waard dan vier die half werken.
Bespreek jouw Customer Portal
Vertel ons welke klantvraag steeds terugkomt. We kijken wat het Portal moet doen, wat erachter moet zitten, en wat dat betekent voor de scope.
Plan een gesprek Doe de Business Scan
Nog niet zeker welk proces het eerst moet? Begin met de Business Scan.
